Публикувано в Процедури.

ЛИЧНО ТРУДОВО ДОСИЕ НА РАБОТНИК ИЛИ СЛУЖИТЕЛ

Статус на процедурата: актуална

Нормативна уредба
Кодекс на труда (КТ)
Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор

Юридическа характеристика
Личното трудово досие представлява съвкупност от писмени документи, които са свързани с трудовото правоотношение на работника или служителя.
Легално определение за понятието "лично трудово досие" не се съдържа в трудовото законодателство. От съдържанието на отделни нормативни актове, както и от установената практика при прилагането им се налага изводът, че работодателят следва да разполага с различни документи, които са свързани с трудовото правоотношение на работника или служителя и които се съхраняват в личното му трудово досие. Задължението за изготвяне и съхраняване на тези документи произтича пряко или косвено от различни правни норми. Например, документите са необходими в случаите на проверки от контролните органи за спазване на трудовото законодателство, за предоставяне на съдебните органи при възникнали трудови спорове, както и в други случаи, когато това е необходимо.
За съдържанието, начина на водене, както и съхраняването на личните трудови досиета липсва специална нормативна уредба.

Осъществяване на процедурата
Сключването на трудов договор с работника или служителя е първата стъпка от процедурата по създаването на личното му трудово досие (за повече подробности относно сключването на трудов договор виж процедурата "Сключване на трудов договор"). В процеса на създаването на трудовото досие една част от документите се представят от работника или служителя, а другата част се изготвят и включват в личното трудово досие от работодателя.
Необходимите документи, които следва да бъдат представени при постъпване на работа условно могат да бъдат групирани като задължителни (изискуеми по закон) и допълнителни. Хипотезата на чл. 1 от Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор визира документите, необходими при сключването на трудов договор, както следва:
- лична карта или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
- документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
- документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаване на такъв трудов стаж;
- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над три месеца;
- свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
- разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Тези документи са необходими и при възникване на трудово правоотношение въз основа на избор или конкурс и стават част от личното трудово досие на съответния работник или служител.
Работодателят може да изисква представянето и на други документи извън посочените в чл. 1 от Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
Следваща стъпка е попълването на новото трудово досие с документите, изготвени от работодателя, като най-важният от тях е индивидуалният трудов договор, сключен между страните по трудовото правоотношение. Други документи, които следва да съдържа личното трудово досие на работника или служителя, са:
- заверено от НАП уведомление по чл. 62, ал. 4 от Кодекса на труда;
- длъжностна характеристика;
- допълнителни споразумения към трудовия договор;
- молби и заповеди за ползване на различни видове отпуски;
- документи, удостоверяващи основанията за ползване на различни видове отпуски – обучение, изпълнение на граждански, обществени и други задължения;
- заповеди по 118, 120 и 121 КТ;
- писмени съгласия за полагане на извънреден и нощен труд и за работа при условията на удължено работно време (когато такива се изискват съгласно КТ);
- писмени съгласия по чл. 113, ал. 3 КТ;
- заповеди за награди;
- заповеди за дисциплинарни наказания и всички изисквани от КТ документи за налагане на наказанието;
- договори за повишаване на квалификацията или преквалификация без откъсване от работа;
- заповед за прекратяване на трудовото правоотношение;
- други документи, свързани с трудовото правоотношение.

Резултат от процедурата
Информацията, която се съдържа в личното трудово досие на работника или служителя, е конфиденциална и не може да бъде разгласявана без неговото изрично писмено съгласие.
Работникът или служителят разполага със свободен достъп до документите, формиращи неговото лично трудово досие. При необходимост, той има право да получава копия от съхраняваните документи.
Съхранението на личните трудови досиета на напусналите работници или служители се организира от работодателя в съответствие с нормативната уредба.